どの会社でも必ず行われる会議、規模が30人くらいの会社や組織でさえ「無駄な会議」を20%省けば年間360万円くらいのコスト削減(=利益改善)になると前回申し上げました。

そして、どうやって実行するのか、については社内の教育・研修が必須とも申し上げました。

 

「会議の段取りの枠組み」

「会議の生産性」についての効率的な手順について習得する機会はあまりないのでは、と思います。

今回は、私が先日行った「会議の生産性を上げる」というテーマで行ったワークショップについて少し披露します。

まず何より段取りです。段取りの枠組みは、次の4点が重要です。

1.    事前準備

まずは、会議の目的とゴールの設定をしっかりと行います。

2.    発散と収束

時間を区切って。アイデアと評価は同時進行してはなりません。アイデア出しはブレストがいいです。

3.    意見の整理

意見の並列化、2次元化(縦横でマトリクス)、時系列化(業務フローのような)などにより、整理していきます。

4.    結論から合意へ

目的の達成(1.で設定)のための課題の再確認を行い、判断基準を定めます。そしてそれに沿って結論の候補を決めていきます。

1.と4.が特に重要なのでもう少し掘り下げますね。

 

事前準備(オーナーはしっかりと)

テーマを決め、漠然とした意見交換は時間の無駄です。事前準備が成否の7割を決めると言っても過言ではありません。

オーナーは「会議の目的とゴール」の設定をしっかりと行います。「何のために会議を行うか」が目的であり、ゴールは「目的に照らして、どういう基準までもっていくか」です。

たとえば、ある困難な問題の解決のために会議を開いたとします。

ゴールは「打開策を検討する」、ではなく「打開策を5つ決める」ということ、つまり「5つ打開策」が基準です。

そして、「ゴールに向っていく論点は何か」を考えます。

このようにオーナーは、予め会議のシナリオ(事前準備)を考えておくのです。

 

結論から合意へ

さまざまな意見を集約して結論に導くのは容易ではありません。

まずは、目的・課題・ゴールなどを再確認します。それに沿って結論の候補を絞っていくのです。こうして合意点が定まれば、別の候補やリスク、デメリットについても意見を出してもらいます

そして合意事項を確認します。
箇条書きにして、参加者、関係者に共有しましょう。

 

さいごに

生産性改善は今日事務職においてもRPAなどを導入して単純作業はロボットで代替する、という企業が増えてきました。ことの本質は、単純作業を減らすことではなく、創造的な仕事を行い、より大きな成果を出すことにあります。

 

会議も単に減らす、無くすではなく、より創造的な時間を作り出すためです。

皆さんも、会議のあり方を見直してみたらいかがでしょうか。

身近な生産性改善の一歩です。

 

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Okudacs

Okudacs

船橋市在住の中小企業診断士です。金融・決済系の会社でマーケティングを担当しています。経営に大事なことは、キャッシュフローを重視し、顧客満足を高めることだと考えています。