こんにちは、かつてSEでありプログラマーでもありデスマーチを歩んだ経験のあるIT診断士の高仲です。

前回の記事に引き続き、働き方改革における業務改善のための考え方について述べていきたいと思います。

ただし、今回の内容はITエンジニアであった自分なりの業務改善を述べているため、エンジニア経験のない方々にとっては、「何言ってるんやこいつ…」になってしまうかもしれません。
もっとも、ITエンジニア出身の業務改善コンサルタントにも、「何だこいつ…」になってしまうかもしれませんが、そこは気にしないことにしましょう。

 

業務改善の第一歩は、プロセスの把握から

現在、RPAやAIを使って業務効率化しよう!というサービスが溢れかえっています。
これらのツールやサービスは、非常に強力であることは間違いありません。
一方で、導入にはある程度のコストと専門的知識を要し、一度入れてしまうと自社ではメンテナンスできないケースが多くあります。
また、現業フローに合わせてシステム側を無理やり当てはめてしまい、結局効率化できなかったというケースも多いです。

ツールを使いこなすには、まず業務を最適化・効率化し、その上で業務フローに合わせたシステムを選択することが重要です。

6つの業務構成要素を把握しよう

業務というのは、下記の構成要素から成ると考えています。

  1. 機能と目的
  2. インプット
  3. アウトプット
  4. 人と組織
  5. ステークホルダー
  6. ルール

(これらは、後述の余談ではプログラミングの改善とも通ずる部分があります)

 

今、私はバックオフィスの業務改善を支援先で実施しています。その中で実施した業務改善の一例を題材にします。

<例:経理業務における、支払い処理>

機能と目的

部内から受け取った請求書に基づき、月末にネットバンクで支払い処理を実施するとともに、会計システムに入力、月次の経営報告書のためのデータを作成する。
お金の動きなので少しでも滞ってしまうと大問題。
会社の意思決定にも影響する。

インプット

各部の営業担当者から受け取る請求書の紙、データ

アウトプット

・支払いの実績
・会計システム入力
・月報の作成(管理会計)

人と組織

・経理部 担当者
・営業部 担当者
・経営層(月報確認、意思決定)

ステークホルダー

支払い先の企業、税理士、金融機関など

ルール

・取引基準(例えば毎月月末〆で翌月末に支払)
・成果基準(業務が適切に実施されたかの判断基準。作業時間や品質)

といった感じに。これらをリストアップして整理し、不要な処理や関係を整理(人やステークホルダーとの業務上の関係を切る等)することが、業務改善を実現できる第一歩となります。

不要な関係の処理やリストアップについては、また次回の記事で記述します。

皆さまも、ぜひ業務改善に取り組んでみてくださいね。

 

超 余談

業務改善をするということですが、ITエンジニア的思考では、「業務」というのは一つの関数(言語によってはメソッドと言ったりしますが)と考えられます。
※いきなり飛躍…
※関数の方が、数学的記法からも一般の人にも伝わりやすいかなーと

関数には、引数と戻り値がある訳ですね。
 output = function(input)
みたいな。input が引数で、outputが戻り値です。

さらに、プログラムを実施する上では、関数の外部にあるパラメーターも影響します。
メンバー変数やスタティック変数、グローバル変数なんかですね。

※余談の余談
プログラマーのみんな、スタティックおじさんにならないように注意してね!

 

これらは、業務を実施する上で口出し影響してくる外部のステークホルダーに該当します。

アウトプットの結果の良し悪しや異常の有無を判断する必要もあります。
これは、プログラムでいうところの例外処理(try~catch や戻り値判定)になりますね。

プログラムの改善に取り組んだ経験のある人材であれば、業務プロセスの改善の素養はあると言えます。
プログラミングにおける、リファクタリングと呼ばれる作業です。

 

前述の構成要素は、プログラムにおける下記に対応します。

機能:プログラムで実現したい処理そのもの
 ・インプット
  引数
 ・アウトプット
  戻り値
 ・関連する組織・人物
  メンバ変数(フィールド)
 ・適/不適や正常/異常 判定基準
  例外処理、戻り値の判定処理
 ・ステークホルダー
  クラス変数だったり、グローバル変数だったり。
  業務に関係ないと思ってたのに、どこからともなく現れて注文つけて引っ掻き回していなくなる人なんかは、グローバル変数ですね。

業務改善をしている時は、リファクタリングと同じような感覚になります。アウトプットに影響を与えずに、処理を効率化したり、無駄に口を挟んでくるグローバル変数な人を切り離したり。

リファクタリングはコードとの戦いなので個人プレイですが、業務改善は人と向き合って進めていく必要があります。その点で楽しさは違うのですが、どちらも効率化できたときの達成感は中々良いものです。

そんな感じで。

 

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髙仲 秀寿
中小企業診断士。出張CIOとして、ITで経営改善を科学する支援をしています。 主要事業は、千葉や東京を中心に経営支援やセミナー、教育研修、執筆等です。