私は、専門であるITの経験を活かし、組織の業務改善・効率化を進めています。

業務改善には、以下の二種類の方法があります。

  • 業務プロセスを見直し、プロセス上のムリ・ムダ・ムラを無くす
  • 人の手でやらなければいけない作業を減らし、ITで自動化できる作業を増やす

私の得意は、ITの技術やシステムに通じていますので、ITによる自動化ですが、プロセスの改善も並行して検討は進めます。その考え方は、いずれITILの活用事例とともに書きたいと思います。

本部と店舗間における書類のやり取りを行う業務の改善

この支援事例では、各店舗で手書き署名した書類を本部に集める運用がありました。

ですが、この対象となる書類は、法的に書面である必要は無く、また手書きでサインしてある必要性もありません。

もちろん、筆跡は重要な本人の証明事項となりますが、今ではタッチパネル+タッチペンでも十分に筆跡鑑定が可能であるという事例もあります。

そこで、各店舗にタブレット端末を配布し、タブレット上でのサインで署名と同様の扱いができないか、という方式を検討しました。タブレット端末も今はとても安価になっていますし、この運用以外でも使い道があることを考えると、投資として十分に価値があるという判断です。

今回の要望を具現化するシステムの候補として、いくつか検討をした結果、Adobe Sign が適当であるとの結論に達しました。サービスの紹介が目的ではないので詳細は割愛しますが、事前に準備したドキュメントに手書き署名領域を設定することで、PDF上にサインできる仕組みがあります。

これまでは、各店舗でサインし、回収した書類を本部に郵送し、到着して初めて本部側の業務プロセスが動き始める形でした。そのため、書類の回収の滞りがそのまま本部の遅延につながり、催促や手待ちなどの無駄な工数も生じて過負荷の一つの要因となっていました。

 

ITシステムを導入し、システムを最大限活用できる業務プロセスに改善することで、様々な業務負荷を軽減することができます。従業員の健康が企業の競争力の強化に繋がるという健康経営の考え方がより浸透することで、業務改善・効率化に舵を取る経営者が増加することを期待しています。

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髙仲 秀寿
中小企業診断士。出張CIOとして、ITで経営改善を科学する支援をしています。 主要事業は、千葉や東京を中心に経営支援やセミナー、教育研修、執筆等です。